Weblog

Laat je inspireren door nieuws, blogs en achtergrondartikelen van Maestro Academy en de diverse opleidingspartners.

THE CORRELATION BETWEEN CHANGE MANAGEMENT AND PROJECT SUCCESS

Learn how to effectively “sell” change management to project leaders and executives in your organization by connecting change management directly to project and organizational outcomes. You can build a case for change management using data that shows the correlation between change management effectiveness on three critical success factors for projects and initiatives: meeting objectives, staying on schedule, and staying on budget.

CORRELATING CHANGE MANAGEMENT WITH OUTCOMES

As a change management practitioner, you know the work you do is crucial for delivering project results and outcomes. You know that when you do change management well, good things happen. And you know that when change is managed poorly or the people side ignored, there are negative consequences. Experience tells you that the more effectively you apply change management, the more successful a project will be. But to get the support you need, business leaders want to see data. Prosci’s benchmarking studies provide the precise supporting data you need.

In the Best Practices in Change Management – 2018 study, we asked change practitioners four questions:

  • To what degree did the project meet objectives?
  • To what degree was the project on schedule?
  • To what degree was the project on budget?
  • What was the overall effectiveness of the change management program?

Analyzing their responses, Prosci correlated data from the final question on change management effectiveness with the three previous dimensions of success: meeting objectives, staying on schedule, and staying on budget. The result? Projects and initiatives are more successful the more effectively the people side of change is managed.

These results provide a compelling argument for investing the time, resources and energy in change management. And the charts below provide the data you need to build a compelling business case.

Meeting objectives

The figure below shows how change management effectiveness correlates with meeting project objectives. The data points represent the percentage of participants who met or exceeded objectives in each of the change management effectiveness categories (poor, fair, good and excellent).

 

Figure-5.1-Correlation-with-meeting-objectives (1)

Source: Prosci Best Practices in Change Management – 2018 Edition

 

Of the participants that had excellent change management programs in place, 93% met or exceeded objectives. 77% of those with good change management programs met or exceeded objectives, and 43% of those with fair change management programs met or exceeded objectives. Only 15%—or about 1 in 6—of those with poor change management programs met or exceeded objectives.

This means that with excellent change management, your project is six times more likely to meet objectives than with poor change management. Even fair change management is worth pursuing because you’re three times more likely to meet objectives. This chart is so compelling that it’s the third slide in the deck for the Change Management Sponsor Briefing, a half-day program Prosci delivers to executives and senior managers. It clearly connects how well we manage the people side of change to project, financial and strategic success. Results and outcomes must be central in your business case for change management. With this graph, you now have data to support that connection.

Staying on schedule

The image below shows the correlation between change management effectiveness and the ability to stay on or ahead of schedule. Again, the data shows a stark and direct correlation. The more effectively the people side of change is managed, the more likely you are to finish on time.

 

Figure-5.2-Correlation-with-staying-on-or-ahead-of-schedule (1)

Source: Prosci Best Practices in Change Management Report – 2018 Edition

 

The correlation with adhering to schedules is a powerful counterpoint to one of the main objections from project leaders. Often they say, “I understand why change management is important, but have deadlines and a go-live date to hit, and applying change management will slow me down.” At first glance, that might seem true. But, the data shows that projects with effective change management are actually more likely to stay on schedule.

Staying on budget

The figure below shows the observable correlation between change management effectiveness and the ability to stay on budget.

 

Fig 5-3_Best Practices_2018Figure-5.3-Correlation-with-staying-on-or-under-budget (1)

Source: Prosci Best Practices in Change Management Report – 2018 Edition

 

This chart provides an important counterpoint to another main objection from project leaders. A project leader may say, “Although I understand why change management is important, I do not have the budget to dedicate to those soft aspects of the change.” Certainly, project managers must be attentive to budget constraints, and there are costs to assigning resources to change management. However, the data clearly show that projects with effective change management are in fact more likely to remain on budget than those with poor change management.

MITIGATING THE COSTS OF “RE-“

If the correlations between change management effectiveness and adhering to schedules and budgets seems counter-intuitive, the prefix “RE-” can clarify. When we ignore the people side of change and people greet a go-live date with outrage and resistance, teams must go back to the drawing board to RE-work, RE-design, RE-evaluate and RE-visit. These are the costly “RE-” consequences of neglecting the people side of change. Each of these consequences adds cost and time to a project. But when we proactively build employee support and commitment with change management, we can mitigate and avoid these RE-related costs. Despite how it seems to a project manager, effective change management increases the likelihood of finishing on time and on budget.

BUILD YOUR CASE WITH SUPPORTING DATA

The logic for deploying change management has always been sound to you. Now you have compelling data to share with others in your organization who may need more convincing, such as executives and project leaders, to see the value change management brings. Leveraging a strong, quantitative argument puts you in a better position to rally support and commitment for change management.

Follow the Prosci Change management Practitioner training

If you wanna use the method Prosci, than we advice to follow the practitioner course. Here you can find more information.

4 situaties waarin RPA beter is dan API

Ja hoor, we gaan weer een nieuw begrip introduceren: API.  API staat voor ‘application programming interface’. Aan de hand van een API kan een computerprogramma communiceren met andere programma’s of onderdelen. Zo heb je bijvoorbeeld een API nodig als je iets naar de printer wilt sturen. Een gespecialiseerd stukje software weet dan hoe hij het document doorstuurt naar de printer, welke het vervolgens uitprint.

 

API

Makkelijker gezegd is een API de boodschapper die jouw verzoek doorstuurt naar een ander systeem of programma. Het laat dit andere systeem hierdoor weten wat je wilt doen, zodat deze het verzoek kan verwerken. Zodra het andere systeem klaar is met het verzoek stuurt de API het weer terug naar jou. Hierbij kan bijvoorbeeld ook gedacht worden aan een API die informatie van alle vliegtuigmaatschappijen kan ophalen (bijvoorbeeld bij een site zoals Skyscanner). Je geeft je verzoek door aan de API door je wensen in te vullen: je wilt naar Praag, in de maand mei, met twee personen. Vervolgens ‘stuurt’ de API dit verzoek door naar de systemen en de online databases van alle vliegtuigmaatschappijen om te kijken of één van hen deze vlucht heeft, of er nog stoelen beschikbaar zijn en hoe duur dit zou worden. De API van Skyscanner werkt dus samen met de API van allemaal verschillende vliegtuigmaatschappijen om informatie van hen op te halen en kijkt zo of je verzoek ingewilligd kan worden.

 

Een API zorgt er dus voor dat softwareprogramma’s onderling kunnen communiceren. De gebruikte code binnen de API geeft automatisch toegang tot informatie van andere programma’s en/of tot elkaars werking. Zo hoef je dus niet te weten hoe deze API werkt, je hoeft alleen te weten hoe je hem ‘aanzet’. Je hoeft bijvoorbeeld (gelukkig) niet te weten hoe de verbinden tussen jouw computer en de printer werkt, zolang hij het maar doet. De API is daarnaast nooit zichtbaar voor de gebruiker of bezoeker van een website. Wanneer jij op een website zit en een bepaalde actie onderneemt dan communiceert de API dit naar andere softwareprogramma’s of het besturingssysteem zonder dat jij je hier bewust van bent.

 

API

 

RPA of API

API wordt door veel organisaties toegepast om bepaalde werkzaamheden te automatiseren. Stel je voor dat werknemers van vliegtuigmaatschappijen handmatig zouden moeten opzoeken of er nog vluchten beschikbaar zijn als iemand dit online opzoekt. Dat is natuurlijk onmogelijk! Hiervoor komen API’s dan ook goed van pas. Maar, in vergelijking met RPA moet er voor API wel meer gecodeerd en ontworpen worden, wat vaak veel tijd en geld kost. Hieronder bespreken wij vier voordelen van RPA ten opzichte van API.

 

1. Kosten, snelheid en eenvoud

Dit zijn dan ook meteen de grootste voordelen die RPA heeft ten opzichte van API heeft. Om een RPA robot te implementeren hoeven er geen grote veranderingen gemaakt te worden aan de IT-structuur. De robot kan in principe hetzelfde werk overnemen als API software, het is alleen sneller (en hierdoor goedkoper), eenvoudiger en met minder technische vaardigheden te implementeren. Dit zijn drie algemene voordelen die RPA heeft ten opzichte van API.

 

2. Integratie is gelimiteerd door ingewikkelde legacy-systemen

Bij veel oude applicaties of legacy-systemen is het haast onmogelijk om deze te integreren met elkaar. Hiervoor zouden dan volledig nieuwe API’s ontworpen moeten worden. Dit is echter niet alleen onwijs duur en tijdrovend, maar dit vereist ook veel en diepgaande kennis over de software. Vaak is hier weinig ondersteuning voor binnen een organisatie en de handleidingen van de software zijn zeker niet voldoende!

 

RPA software, daarentegen, kan eenvoudig geïntegreerd worden met bestaande systemen zonder dat hier grote complexiteit bij komt kijken. Het maakt voor RPA niet uit hoe oud de legacy-systemen zijn, in hoeverre ze duidelijk of ingewikkeld zijn en of werknemers diepgaande kennis over systemen hebben. Deze robots kunnen (met een beetje hulp uiteraard) redelijk eenvoudig geïmplementeerd worden binnen je organisatie, zonder dat dit veel tijd kost.

API

3. Je hebt geen grote IT-afdeling

Een API implementatie vraagt vaak veel tijd van de IT-afdeling. De implementatie komt vaak volledig bij deze afdeling te liggen, aangezien zij kennis over de systemen en software hebben. Maar in veel organisaties hebben IT-afdelingen het al druk genoeg of hebben zij hier simpelweg geen werknemers voor. Zij hebben dan ook vaak geen tijd om zo’n nieuw project volledig op zich te nemen. Dit resulteert of in lagere prestaties bij hun andere werkzaamheden of in een langdurige (en vaak slechte) API implementatie.

 

Ook dit is geen probleem bij een RPA implementatie. Het is wel belangrijk dat de IT-afdeling achter de implementatie staat en zich hier ook voor inzet, maar het kost aannemelijk minder tijd dan een API implementatie. Bij een RPA implementatie worden andere werknemers ook meer bij het proces betrokken, waardoor zij veel taken van de IT-afdeling kunnen overnemen. Er zijn namelijk veel minder technische vaardigheden nodig dan bij API.

 

4. Timing is cruciaal

Hoe urgenter een taak is, hoe nuttiger RPA kan zijn. Dit is voornamelijk omdat RPA robots sneller geïmplementeerd zijn en daarna 24/7 door kunnen blijven werken. Voordat API is geïmplementeerd en naar behoren functioneert, is er al enige tijd verstreken. Hier is echter eigenlijk helemaal geen tijd voor. Dus als jij een proces hebt dat snel geautomatiseerd moet worden, om welke reden dan ook, dan zal RPA effectiever zijn dan API.

 

Hopelijk is het nu duidelijk wat API is en waarom RPA in veel gevallen toch beter is. Wij proberen zeker niet te zeggen dat API helemaal niet meer toegepast moet worden (vooral als het al geïmplementeerd is in je organisatie), maar wel dat als je API aan het overwegen bent, je ook eens naar RPA moet kijken. Denk je dat RPA inderdaad geschikt kan zijn voor jouw organisatie? Overweeg dan ook zeker om een training bij ons te volgen. Of neem contact met ons op voor overige vragen.

 

RPA

Lees verder op
Waarom bedrijven een Chief Learning Officer nodig hebben

Waarom bedrijven een Chief Learning Officer nodig hebben

Ontwikkeling op de werkvloer is allang niet meer een zaak van het individu – bedrijven moeten grootschalige omscholingstrajecten doorvoeren om baangarantie te kunnen geven. Een pleidooi voor een Chief Learning Officer.

Lees verder op
EMPOWERING MANAGERS WITH THE ADKAR MODEL

Managers have always been a key lever to success in change management work. They are the frontline troops in helping get their employees through a change successfully. Prosci’s research has continued to demonstrate that employees want to hear about change from their managers, managers can help proactively mitigate employee resistance, and having managers bought into the why of a change is crucial for success. The Prosci ADKAR Model is a uniquely valuable tool that, when used successfully, can help managers positively impact a change.  In Prosci’s Applications of ADKAR research effort, change practitioners shared their experience, insights and advice on empowering  managers with the ADKAR Model.

WHY EMPOWER MANAGERS WITH THE ADKAR MODEL?

Prosci’s study found that the ADKAR Model provided managers with a common language to talk about a change with their employees and amongst themselves. The cohesion of communication not only helps managers communicate with their employees but also helps them understand the process of change better. The model’s easy-to-use and simple structure allowed for managers to quickly learn and apply within their working groups.  Finally, participants who choose to empower their managers with the ADKAR Model did so because they had seen its success on a broader change initiative and chose to expand that success by equipping their middle managers with this powerful framework for individual change.

WHAT THE RESEARCH SAYS

Prosci’s Applications of ADKAR research effort explored seven uses of the ADKAR Model, including empowering managers. The quotes below from study participants shed light on the applications of and results of providing managers with the model:

It provides them a framework to understand where in the process they are in terms of implementing change to their teams and how they can/should have a cadence to their delivery.  Also helps them understand their role as a sponsor of change.

Managers tend to move fast through the project mode, and think that people will behave differently as soon as they hear that change is required. With ADKAR, we get them to understand that more will be needed, that you need to invest in awareness, that you need to talk with people, engage them to come up with ideas etc… We hope to reduce the stress and burnout in the organization by paying more attention to how we implement projects / changes.

Easy to understand and use, and yields immediate results when engaging employees – facilitation tool for engagement.

It is intuitive and we can build coaching conversations around ADKAR.  Often change conversations can be difficult. With ADKAR in mind they can ask questions that will get to the heart of the challenges that managers can experience in supporting staff through change. When staff identify a barrier point that the manager needs support to help their staff overcome, they have a language to provide feedback to project teams.  Keeps everyone moving in the same direction and enables project teams and operational managers and supervisors to connect.

Populaire artikelen
1

THE CORRELATION BETWEEN CHANGE MANAGEMENT AND PROJECT SUCCESS

2

4 situaties waarin RPA beter is dan API

3

Waarom bedrijven een Chief Learning Officer nodig hebben

4

EMPOWERING MANAGERS WITH THE ADKAR MODEL

5

Permanent Actueel Voor Financiële Deskundigen