Helder rapporteren

Hét programma om helder en overtuigend te communiceren

Van complexe informatie naar een gemakkelijk te begrijpen en overtuigende boodschap

Herkent u deze vragen?

• Waarom krijg ik een nieuw idee/product niet overgebracht?
• Hoe zorg ik er voor dat mijn boodschap wordt begrepen en opgepakt?
• Hoe structureer ik mijn boodschap?
• Welke informatie is essentieel, welke kan ik beter weglaten?
• Wat voor plaatjes moet ik gebruiken?
• Welke stijl moet hanteren: warm of wat meer confronterend?

Na het volgen van deze training weet u de antwoorden. U begrijpt wat uw toehoorder/klant wil weten, hoe u die boodschap op overtuigende wijze brengt en draagvlak krijgt voor uw ideeën. Uw advies/beleid/product op heldere wijze overbrengen wordt leuk!

Kenmerken van de training

De training kenmerkt zich door:

• inzichten en vaardigheden ontwikkelen en toepassen in oefeningen
• oefenen met eigen cases
• praktische en eenvoudig toepasbare tips & tricks
• werken in kleine groepjes
• maatwerkprogramma van 2 dagen

Resultaten

• Heldere en gemakkelijk te begrijpen boodschappen
• Overtuigingskracht
• Respect
• Gestructureerd en doelgericht naar topkwaliteit
• Plezier in het opstellen van heldere boodschappen

Doelgroep

De training is speciaal bedoeld voor adviseurs, specialisten, onderzoekers, beleidontwikkelaars en account managers om hun advies, ideeën, product of beleid begrijpelijk en overtuigend over te brengen.

Dag 1:

Waarom snappen mensen mijn boodschap niet?

• ik heb ze alle informatie gegeven die nodig is
• ik heb de toegevoegde waarde aangetoond
• er staan duidelijke conclusies in
• ik heb ook uitgelegd hoe ik tot de informatie ben gekomen
• en ik heb een samenvatting opgenomen

… en ze doen er niets mee

De werking van het brein bij het begrijpen van boodschappen

• Structuur
• De gouden regel van 3

Argumenteren met boomstructuur

Iedere keer weer: eerst de conclusie, dan de uitleg en eindigen met de conclusie.

Inductief argumenteren met argumenten:

• waarom of hoe of waar
• die MECE zijn: onderling onafhankelijk en volledig dekkend

Deductief argumenteren:

• algemene stelling
• specifieke stelling
• conclusie

De kracht van samenvattende titels / kopjes

• ‘Inhoudsopgave’ is tevens ‘Samenvatting’
• Check: logisch en compleet
• Korte relevante teksten
• Gemakkelijk te lezen / beter te begrijpen
• Selectief lezen

Elevator pitch

• Advies/conclusie in één zin
• Drie onderbouwende argumenten, elk in één zin
• Herhaling van advies/conclusie

Dag 2:

Naar een relevante boodschap

• Wat is de vraag / het probleem
• Wat is er al bekend
• Wat wil de lezer/toehoorder/klant weten

Een gemakkelijk te begrijpen / leesbare boodschap

• Eerst de conclusie, dan de uitleg
• Louter essentiële informatie:
  • – ‘Wat, als ik dit weg laat?’
  • – Geen bijvoeglijke naamwoorden, bijwoorden en hulpwerkwoorden
• Gebruik van bullets, kaders en voetnoten (waarom en wanneer)

Een overtuigende boodschap

• Duidelijke conclusie / boodschap
• Heldere structuur argumenten waar geen speld tussen te krijgen is:
  • – MECE
  • – logische volgorde
  • – bronvermelding
• Bij onduidelijke uitkomsten: scenario’s met kansen en risico’s

Effectief communiceren in krachtenvelden

• Stakeholderanalyse: invloed, belangen, relatie
• Boodschap afstemmen op belangen / informatiebehoeften
• Juiste toonzetting:
  • – vaag / warm
  • – concreet / zakelijk
  • – scherp / confronterend

Gebruik van plaatjes

• Zoveel mogelijk, als die de boodschap beter uitleggen dan met tekst mogelijk is
• Elk plaatje een nummer en concluderende titel
• In de tekst verwijzen naar het plaatje

Van getallen naar boodschap

• Wat is de zin / onzin van een spreadsheet met getallen
• Welke diagrammen zijn er voor welke boodschappen
• Welke boodschap wil ik vertellen
• Welk diagram kies ik

Hoe nu succesvol verder

• Persoonlijke leerpunten
• Persoonlijk actieplan